Henkilötietojen käsittely

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Toiminimi Sopua Y-tunnus 3282070-8 www.sopuapalvelut.fi

Antti Paavonpojan katu 13, 57600 Savonlinna

puh. 040 727 1263

sähköposti: tmanninen60(at)gmail.com

Yhteyshenkilö: Tuula Manninen

Henkilötietojen käsittelyn perusta

Toimeksiantojen hoitaminen edellyttää henkilötietojen käsittelyä. Rekisterin käyttötarkoitus on asiakkaiden ja muiden asianosaisten henkilötietojen oikea ja ajantasainen hallinta asiakkuuden ja toimeksiantojen aikana, esteellisyyksien selvittäminen, asiakasrekisterin ylläpito ja kehittäminen sekä reklamaatioiden hallinta.

 

Henkilötietojen käsittely perustuu:

  • Asiakkaan yhteydenottoon verkkosivujen yhteydenottolomakkeen kautta
  • Tilaajan toimeksiantoon ja omaan ilmoitukseen ja suostumukseen
  • Muiden asianosaisten omaan ilmoitukseen ja suostumukseen, jotta tilattu toimeksianto voidaan toteuttaa

Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita asiakkuuteen, toimeksiannon hoitamiseen ja esteellisyyksien selvittämiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

  • Etunimet ja sukunimi
  • Syntymäaika ja henkilötunnus
  • Postiosoite
  • Puhelinnumero
  • Sähköpostiosoite
  • Verkkolaskutusosoite tai laskutussähköpostiosoite

Lisäksi toimeksiantojen yhteydessä voidaan käsitellä henkilöiden taloudelliseen asemaan ja terveydentilaan liittyviä tietoja.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötietoja kerätään rekisteröidyiltä itseltään sekä julkisista lähteistä.

Tietoja saadaan myös asiakasyrityksiltä ja yhteistyökumppaneilta. Tietoja kerätään toimeksiantojen aikana myös viranomaisilta. Nämä tahot toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä ja vastaavat toimitetuista henkilötiedoista ja niiden lainmukaisuudesta.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja yrittäjä käyttää niitä vain toimeksiannon aikana.

Pysyvä asiakasrekisteri muodostuu OP-kevytyrittäjäpalvelun laskutustiedoista.

Sähköiseen rekisteriin liittyen toimiston teknisestä tietoturvasta on huolehdittu. Tekninen tietoturva perustuu palomuuriin ja virustorjuntaohjelmistoihin. Keskeneräiset toimeksiannot varmuuskopioidaan säännöllisesti ulkoiselle kovalevylle, joka on ainoastaan yrittäjän käytössä.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Sopua käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa tietojen käsittelyssä. Näitä ovat kirjanpitoa hoitava OP Kevytyrittäjäpalvelu ja verkkosivuilla yhteydenottolomakkeesta vastaava Hostingpalvelu Oy ja mahdolliset alihankkijat. Henkilötietoja ei muutoin luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille.

Henkilötietojen säilytysaika

Asiakastiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Sopuan asiakas. Asiakkuuden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen esteellisyyksien selvittämiseksi. Rekisteröidyn suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojensa poistamista;
  • peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
  • vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen rekisterinpitäjälle. Sopua voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpakka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.